Manuel d'Utilisation

du Logiciel de Gestion des

Centres de Vacances et de Loisirs

 

KaliLoisirs V 1.1.14

 

 

Informations : support@kalisys.com

 


 

Table des Matières :

 

 

1) Introduction. 4

 

2) Généralités. 5

 

2.1) Connexion de l‘utilisateur (Login) 5

 

 

2.2) Vue d’ensemble de l’application. 6

 

2.2.1) Barre d’outils. 6

 

 

2.3) Vue d’ensemble d’un module. 7

 

2.3.1) Zone de Recherche. 7

2.3.2) La barre d’action. 8

 

2.3.2.1) Les boutons d’édition de la barre d’action. 8

2.3.2.2) Les boutons de navigation de la barre d’action. 8

2.3.2.3) Les boutons de validation de la barre d’action. 9

2.3.2.4) Le bouton d’impression de la barre d’action. 9

2.3.2.5) Le bouton de fermeture de la barre d’action. 9

 

2.3.3) Les différents modes d’édition d’un module. 10

 

 

 

3) Paramétrages. 11

 

3.1) Paramétrage du centre. 11

 

3.2) Droits d’accès et informations utilisateurs. 12

 

3.2.1) Les informations de l’utilisateur 13

3.2.2) Les droits d’accès d’un utilisateur 14

3.2.3) Fonctionnement des droits d’accès. 15

 

3.3) Paramétrage du logiciel 17

 

3.3.1) Les Options d’Administration. 18

3.3.2) Les Options de l’Utilisateur 19


 

 

 

4) Outils. 20

 

4.1) Paramétrage des séjours. 20

 

4.1.1) La zone de recherche d’un séjour 21

4.1.2) Naviguer dans le paramétrage d’un séjour 21

4.1.3) Paramétrage d’un séjour à durée fixe. 22

 

4.2) Module de listes. 32

 

4.3) Module d’Export de données en comptabilité. 36

 

4.4) Module d’Impression. 37

 

 

 

5) Fiches. 38

 

5.1) La fiche Enfant 38

 

5.2) Fiche Correspondances. 42

 

5.3) Fiche Responsable. 44

 

5.4) Module de gestion des Inscriptions (CVL) 46

 

5.4.1) Ouverture du module. 46

5.4.2) Recherche d’une inscription : 47

5.4.3) Naviguer dans l’Inscription : 47

5.4.4) La fiche Enfant 48

5.4.5) La fiche du Responsable Légal de l’enfant 48

5.4.6) Le choix du Séjour sélectionné. 49

 

5.4.7) La Facturation du séjour 50

5.4.7.1) Ajout d’un règlement 52

 

5.4.8) Le Suivi de l’inscription. 54

5.4.9) Comment créer une inscription ?. 56

5.4.10) Comment imprimer des documents liés à l’inscription ?. 57

 

5.5) Fiche Organisme. 58

 

5.6) Fiche Ressources humaines (RH) 61


 

 

 

 

 

 

1) Introduction

 

 

 

Ce manuel est destiné aux utilisateurs du logiciel d’inscription KaliLoisirs. Ce document rassemble toutes les informations nécessaires à l’utilisation de ce logiciel, si toutefois vous ne trouvez pas une information en particulier ou que vous voulez nous signalez une erreur, n’hésitez pas à nous contacter par e-mail à l’adresse suivante : support@kalisys.com.

 

 

 

 

Bonne lecture !

 

 

 

L’équipe pédagogique.

 


 

 

 

 

2) Généralités

 

 

2.1) Connexion de l‘utilisateur (Login)

 

 

 

Au démarrage du logiciel apparaît la fenêtre d’identification de l’utilisateur. Sélectionnez un utilisateur dans la liste, saisissez votre mot de passe puis appuyez sur la touche ‘Entrée’ ou cliquez sur le bouton ‘Valider’ pour accéder au logiciel. Si vous n’avez pas d’utilisateur ou que vous avez perdu votre mot de passe, contacter l’administrateur du logiciel.

 

 


 

 

2.2) Vue d’ensemble de l’application

 

 

 

Sur l’image ci-dessus,

-         La zone 1 représente l’utilisateur actuellement connecté, suivi d’un bouton permettant la déconnexion de l’utilisateur.

-         La zone 2 correspond à la barre d’outils. Elle permet de lancer des modules.

-         La zone 3 représente une suite d’onglets affichant tous les modules ouverts. L’onglet en gras correspond au module actuellement affiché.

 

 

2.2.1) Barre d’outils

 

La barre d’outils se situe à gauche du logiciel, elle est composée de plusieurs catégories (Fiches, Outils, Paramétrage). Cliquez sur le nom de la catégorie pour afficher la liste des modules correspondant.

 

-         La zone 1 correspond à la catégorie ‘Fiches’, vous y trouverez tous les modules utiles quotidiennement à votre activité, dont la ‘Fiche Enfant’, le module de ‘Correspondances’, le module d’Inscription …

 

-         La zone 2 correspond à la catégorie ‘Outils’ qui contient tous les utilitaires du type création de ‘Séjour’, création de ‘Listes’, 'Statistiques’ …

 

-         La zone 3 correspond à la catégorie ‘Paramétrage’ qui permet de configurer le logiciel.


 

2.3) Vue d’ensemble d’un module

 

 

 

 

Sur l’image ci-dessus,

- La zone 1 indique le mode dans lequel est ouvert le module ou la fiche.

- La zone 2 représente la zone de recherche

- La zone 3 représente la barre d’action.

 

 

2.3.1) Zone de Recherche.

 

La zone de recherche apparaît sur la gauche du module. Elle est composée d’au moins 2 zones :

 

-         la première zone correspond à une zone de saisie permettant par exemple, dans la fiche ‘Enfant’, de rechercher un enfant selon les premières lettres de son nom

-         La seconde zone correspond à la liste des résultats obtenus en fonction de la recherche.


 

 

 

2.3.2) La barre d’action

 

La barre d’action se situe en bas de tous les modules, elle permet d’agir sur le module ouvert.

 

 

Boutons d’Edition Boutons de Navigation Boutons de Validation Impression Doc. Fermer Module

 

 

 

 

2.3.2.1)                 Les boutons d’édition de la barre d’action

 

 

Il y a 3 boutons d’édition. Le premier permet la création d’un nouvel élément, le second permet la modification de l’élément courant, et le troisième permet de supprimer l’élément courant. Par exemple : pour le module de gestion des enfants, les trois boutons permettent respectivement : pour le premier, d’ajouter un nouvel enfant, pour le second, de modifier l’enfant sélectionné, et pour le troisième, de supprimer l’enfant sélectionné de la base de données.

 

 

 

 

2.3.2.2)                 Les boutons de navigation de la barre d’action

 

 

Certains modules complexes sont composés de plusieurs fiches ou sous modules, comme par exemple le module de gestion des ‘Séjours’ ou le module de gestion des ‘Inscriptions’. On les appellent des ‘modules containers’. Pour naviguer à travers les différentes pages d’un module container, il suffit de cliquer sur les boutons page précédente/page suivante.


 

 

 

2.3.2.3)                 Les boutons de validation de la barre d’action

 

 

Les boutons Annuler/Valider n’apparaissent que lorsque le module est en mode création ou modification (voir chapitre 2.3.3 - les modes). Le bouton ‘Valider’ permet d’enregistrer les modifications de la fiche courante. Le bouton ‘Annuler’ permet d’annuler la création d’une nouvelle fiche (en mode création) ou la modification de la fiche courante (en mode modification).

 

 

 

 

2.3.2.4)                 Le bouton d’impression de la barre d’action

 

 

Le bouton ‘Imprimer’ apparaît dans certains modules - en mode consultation seulement (voir chapitre 2.3.3 - les modes). Il permet de lancer l’impression de document(s) en relation avec le module ouvert. Si il existe plusieurs impressions (comme le module ‘Inscription’), un menu affiche tous les documents imprimables (voir Figure 11).

Le comportement de l’impression est paramétrable dans le module de ‘Paramétrage Logiciel’ (voir chapitre 3.3).

Figure 11

 

 

2.3.2.5)                 Le bouton de fermeture de la barre d’action

 

 

Le bouton ‘Fermer’ permet de fermer le module courant. Son onglet disparaît de la liste d’onglets en haut de l’application.

 

 

Astuce : Ne fermer pas une fiche sur laquelle vous souhaitez revenir ultérieurement, vous pourrez à tous moments revenir dessus en cliquant sur son onglet en haut de l’application (voir Flèche 2 sur la vue d’ensemble du logiciel chapitre 2.2).

 


 

 

 

 

2.3.3) Les différents modes d’édition d’un module

 

 

 

Il existes différents modes pour chaque module : consultation, création, et modification. Le mode d’un module est indiqué en permanence en haut à droite du module (voir image ‘vue d’ensemble d’un module’ chapitre 2.3, flèche n°1).

 

 

Les boutons d’édition de la barre d’action (présentés au chapitre 2.3.2.1), permettent de passer du mode consultation au mode création, ou modification.

 

 

 

 

 

 

En mode consultation l’utilisateur ne peut que lire les données (pas de modification possible)

Un module ou une fiche est ouvert par défaut en mode consultation.

 

En mode création l’utilisateur créé une nouvelle fiche.

 

 

En mode modification l’utilisateur modifie les informations de la fiche courante.

 

 

 


 

 

3) Paramétrages

 

3.1) Paramétrage du centre

 

Lors du premier lancement de l’application la fiche ‘Info Centre’ apparaît en premier, cette fiche sert à stocker les informations sur la structure qui utilise le logiciel. Les divers informations saisies sont reprises notamment sur les entêtes des documents imprimés.

 

 

 

 

 

 

Vous pouvez à tout moment modifier ces informations en cliquant sur le bouton ‘Info Centre’ dans la catégorie paramétrage de la barre d’outils (image ci-contre) puis sur le bouton de modification .

 

 

 

 

 


 

3.2) Droits d’accès et informations utilisateurs

 

-         Dans la barre d’outils à gauche du logiciel, dans la catégorie ‘Paramétrage’, il suffit de cliquer sur l’icône ‘Utilisateurs’ pour lancer le module de gestion des utilisateurs (Flèche 1 - Image 12).

 

Image 12

-         Une fois le module lancé, votre utilisateur est sélectionné par défaut dans la zone de recherche - Vous pouvez rechercher parmi tous les utilisateurs si vous êtes ‘administrateur’ (Flèche 2 - Image 12).

-         Le module est composé d’un encadré contenant les informations de l’utilisateur (Flèche 3 - Image 12).

-         Un encadré affichant les droits d’accès de l’utilisateur pour chaque module (Flèche 4 - Image 12).

-         Un champ d’observation sur l’utilisateur (Flèche 5 - Image 12).

 

 

 

3.2.1) Les informations de l’utilisateur

 

 

Les informations de l’utilisateur, visible Flèche 3 - Image 12, sont composées de 3 encadrés que l’on peut voir sur l’image ci-dessous.

-         L’encadré n°1 contient le nom réel de l’utilisateur,

-         L’encadré n°2 contient les informations permettant à l’utilisateur de se connecter au logiciel (login), il est composé de son pseudonyme d’utilisateur et de son mot de passe qui n’est jamais visible pour assurer la sécurité du logiciel. En mode création ou modification, la saisie du mot de passe nécessite que ce dernier soit tapé 2 fois de façon à éviter une éventuelle erreur de saisie.

-         L’encadré n°3 contient des informations complémentaires seulement modifiable par un administrateur. Elle permet de définir si le compte utilisateur est désactivé, si l’utilisateur a un profil ‘Administrateur’ (i.e : l’utilisateur a tous les droits sur le logiciel), et indique la date de création de l’utilisateur.

 

 

 


 

 

 

3.2.2) Les droits d’accès d’un utilisateur

 

 

Juste sous les informations de l’utilisateur, on trouve l’encadré définissant les droits d’accès de l’utilisateur au logiciel.

 

-         La flèche 1 montre les différents droits d’accès d’un utilisateur pour un module :

o        un droit d’accès qui permet d’ouvrir le module,

o        un droit en création qui permet de créer une nouvelle fiche dans le module,

o        un droit en modification qui permet de modifier une fiche déjà créée dans le module,

o        un droit en suppression qui permet de supprimer la fiche sélectionnée du module.

 

-         La flèche 2 pointe sur la liste de tous les modules auxquels s’appliquent les droits d’accès.

 

-         La flèche 3 pointe sur une case concernant le droit en modification sur le module ‘Organisme’. Si la case est cochée, l’utilisateur a le droit d’effectuer l’action, si la case est décochée, l’utilisateur n’a pas le droit d’effectuer cette action sur le module (ici le droit de modifier les fiches du module ‘Organisme’).

Remarque : Les cases à cocher ne sont modifiables que par un ‘Administrateur’ en mode création ou modification.

 

 

 

 

 

Remarque : Lors de la modification d’un droit d’accès, veillez à ne pas laissez de case à moitié cochée (coche grisée).


 

 

 

3.2.3) Fonctionnement des droits d’accès

 

 

 

 

 

Image 14

 

 

Si on modifie les droits d’accès d’un utilisateur donné de façon à ce qu’il n’ait plus accès au module ‘Fiche Enfant’ et n’ait plus les droits en Création et en Suppression pour le module ‘Organisme’ comme cela est illustré Image 14, on obtiendra le résultat suivant un fois connecté avec l’utilisateur en question :

 

 

 

 

-         Lorsque l’utilisateur tentera d’ouvrir le module ‘Fiche Enfant’, un message lui rappellera qu’il n’a pas le droit d’accéder au module :

 

 

 

(Voir Image 14 – Flèche 1)

 

 


 

 

 

 

 

-         Lorsque l’utilisateur ouvre le module ‘Organisme’, on remarque dans la barre d’action en bas du module, que certains boutons d’édition sont grisés.

 

 

 

(Voir Image 14 – Flèche 2)

 

 

 

Sur l’Image 14 – Flèche 2, on avait ôté les droits de Création et de Suppression à l’utilisateur. Les boutons de la barre d’action reflètent les droits d’accès accordés à l’utilisateur. En effet, les boutons de Création et de Suppression sont inactifs et un petit cadenas indique que l’utilisateur n’a pas le droit d’exécuter cette action. Par contre l’utilisateur à toujours le droit de modifier les fiches des organismes, le bouton correspondant est donc toujours accessible.


 

 

 

3.3) Paramétrage du logiciel

 

 

 

-         Dans la barre d’outils à gauche du logiciel, dans la catégorie ‘Paramétrage’ (cercle 1 sur l’image ci-dessous), il suffit de cliquer sur l’icône ‘Paramétrage Logiciel’ pour lancer le module de paramétrage du logiciel (Flèche 2 sur l’image ci-dessous).

 

 

 

 

 

 

-         Une fois le module lancé, vous pouvez voir un onglet en bas du module (Flèche 3 sur l’image ci-dessus). Il suffit de cliquer sur les onglets pour passer d’une partie à l’autre. Le paramétrage du logiciel se décompose en effet en 2 parties :

o        Les ‘Options d’Administration’, accessible aux utilisateurs de type Administrateur seulement, définissant les options générales du logiciel qui sont prises en compte indépendamment de l’utilisateur connecté.

o        Les ‘Options Utilisateur’, accessible à tous les utilisateurs, définissant les préférences propres à l’utilisateur connecté.

 


 

 

 

3.3.1) Les Options d’Administration

 

 

Les options d’administration apparaissent lorsque l’onglet ‘Options d’Administration’ est sélectionné, comme le montre la zone n°1 sur l’image ci-dessous :

 

Remarque : Vous devez être connecté au logiciel en tant qu’administrateur pour accéder à cette partie.

 

 

 

 

Les ‘Options d’Administration’ sont composées de 3 encadrés que l’on peut voir sur l’image ci-dessus :

 

-         L’encadré n°2 contient le chemin par défaut pour les documents.

-         L’encadré n°3 définit les conditions déclanchant l’impression automatique des différents documents en attente (confirmation d’inscription, relance de paiement du solde, relance de paiement de frais post-séjour). Ces paramètres sont utilisés pour l’édition des listes de documents à imprimer dans le module ‘Impression’ (voir chapitre 4.4).

-         L’encadré n°4 contient les valeurs des paramètres liés à l’inscription.


 

 

 

 

3.3.2)                        Les Options de l’Utilisateur

 

 

Les options de l’utilisateur apparaissent lorsque l’onglet ‘Options Utilisateur’ est sélectionné, comme le montre la zone n°1 sur l’image ci-dessous.

 

Les ‘Options Utilisateur’ sont composées de 2 encadrés que l’on peut voir sur l’image ci-dessous :

 

 

 

-         L’encadré n°2 contient les préférences générales de l’utilisateur :

o        Le paramètre de ‘Taille de l’application au démarrage’, qui permet de lancer l’application en plein écran par défaut.

o        Le choix de l’esthétique du logiciel (skin) - on utilise le ‘Style de Windows’ par défaut (voir exemples de l’Annexe en fin de manuel).

o        La possibilité d’une déconnexion (logout) automatique de l’utilisateur après une certaine durée d’inactivité de la souris (utilisation recommandée).

-         L’encadré n°3 contient les options d’Impression par défaut, ici, le nom de l’imprimante par défaut.

 

n.b : Lors d’une modification des paramètres, les nouveaux paramètres seront pris en compte après déconnexion de l’utilisateur ou au redémarrage du logiciel.


 

 

4) Outils

 

4.1) Paramétrage des séjours

 

 

 

Le module de paramétrage des séjours permet de configurer un séjour afin de l’utiliser ultérieurement dans une inscription.

Pour accéder au paramétrage des séjours cliquez sur le bouton ‘Séjour’ de la barre d’outils dans la catégorie ‘Outils’. Ce module permet la création, la modification et la suppression de séjour.

 

 

 

 

 

 

 

 

Le module de paramétrage des séjours se décompose à 4 grandes parties dont 3 sous modules : zone 2, 3 et 4, voir image ci-dessous :

-         La première zone fait apparaître un outil de recherche des séjours

-         La seconde zone correspond au paramétrage du séjour, lui-même décomposé en 5 sous parties

-         La troisième zone correspond aux périodes.

-         La quatrième zone sert à paramétrer les groupes.

 


 

 

 

4.1.1) La zone de recherche d’un séjour

 

La zone de recherche d’un séjour se décompose en 4 parties :

 

-         La première partie correspond à une liste de période (Février, Pâques, Eté…)

-         La seconde partie correspond à une liste d’année.

-         La troisième partie correspond à une zone de saisie de code du séjour

-         La quatrième partie affiche la liste des séjours trouvés en fonction des critères de recherche sélectionnés précédemment.

 

 

 

Il est possible de combiner les 3 zones de recherche exemple :

 

Critère 1 = Eté

Critère 2 = 2004

Critère 3 = PASSMAN

 

Pour afficher un séjour il suffit de cliquer dans la liste (quatrième zone) sur le séjour souhaité.

 

 

 

 

4.1.2) Naviguer dans le paramétrage d’un séjour

 

 

 

La liste d’onglets en haut du module est composée de ces 3 fiches. La fiche actuellement affichée à l’écran est encadrée en blanc (comme la 1ère fiche sur l’image ci-dessus – les informations générales du séjour).

 

Astuce : Pour naviguer entre les différentes fiches de l’inscription, en plus d’utiliser les boutons Préc./Suiv. en bas du module, vous pouvez aussi cliquer directement sur les onglets des différentes fiches pour y accéder.


 

 

 

 

4.1.3) Paramétrage d’un séjour à durée fixe

 

 

 

Le séjour à durée fixe (dont les dates de départ et de fin sont définies de manière fixe) se décompose en 5 zones (voir image ci-dessous)

 

 

 

 


 

 

 

-         La zone n°1 de l’encadré correspond aux informations principales du séjour. Par défaut, le séjour nouvellement créé est à durée fixe (bouton nouveau voir généralités 2.3.2.1).

 

 

 

 

 

-         La zone n°2 de l’encadré correspond au bouton ‘Dupliquer ce séjour’, il permet de dupliquer un séjour afin de créer rapidement un nouveau séjour à partir d’un séjour déjà existant.

 

 

 

Les autres informations principales du séjour sont (voir encadré ci-dessus) :

 

-         Le Code du séjour : ce code est définit par l’utilisateur, il permet d’identifier un séjour.

-         Un intitulé (ou nom) de séjour.

-         Le lieu de déroulement du séjour.

-         Un type de séjour : Mer, Montagne, Campagne…

-         L’effectif global du séjour (le nombre de place total que contient le séjour)

-         Une saison : Février, Pâques, Eté…

-         Une Année.

-         Un numéro d’agrément (n.b : pour la saison ‘Eté’ une deuxième zone apparaît, une pour le numéro d’agrément le mois de juillet et une pour le mois d’août)

-         Une zone de saisie libre permettant de décrire le séjour.


 

 

 

 

 

L’image ci-dessous représente l’encadré ‘tranche d’âge’ permettant de paramétrer les différentes tranche d’âge pour le séjour (n.b : ne créer plusieurs tranches d’âges que si le prix du séjour ou le prix du supplément de transport est différent pour chaque tranche d’âge). Cet encadré se décompose en 3 zones :

 

 

 

 

 

-         La zone 1 permet de sélectionner une tranche d’âge en choisissant un âge minimum et un âge maximum.

-         La zone 2 correspond aux boutons d’ajout et de suppression des tranches d’âge.

-         La zone 3 affiche la liste des tranches d’âge paramétrée pour le séjour.

 

 

 

Les informations de lieu de départ et de retour sont paramétrables dans l’encadré ci-dessous :

 

 

 

 

 

 

-         La zone 1 affiche une liste de lieux de départ et de retour. Il est possible d’ajouter un nouveau lieu à la liste en cliquant sur ‘<Nouvel élément>’.

-         La zone 2 représente les boutons d’ajout et de suppression de lieu.

-         La zone 3 affiche la liste des lieux sélectionnés pour le séjour.

 


 

 

L’encadré ‘Supplément de transport’ (voir ci-dessous) permet de définir des suppléments de transport en fonction d’un lieu de départ (et de retour) et d’une tranche d’âge.

 

 

 

 

-         La zone 1 représente la liste des lieux de départ (et de retour paramétrée précédemment)

-         La zone 2 représente la liste des tranches d’âge (paramétrée précédemment)

-         La zone 3 permet de saisir le montant du supplément en fonction du lieu de départ (et retour) et de la tranche d’âge sélectionnée.

L’encadré ‘Ressources humaines’ (image ci-dessous) représente les ressources humaines affectées à l’ensemble du séjour. Elle est composée de 6 éléments.

 

 

 

 

 

 

 

-         La zone 1 permet de rechercher une ressource en fonction du poste.

-         La zone 2 permet de rechercher une ressource par son nom de famille.

-         La zone 3 affiche le résultat de la recherche.

-         La zone 4 indique le poste que la ressource occupera durant le séjour.

-         La zone 5 permet d’ajouter ou de supprimer une ressource pour le séjour.

-         La zone 6 affiche la liste des ressources affectées ainsi que leur poste.


 

 

 

Afin d’afficher les informations concernant chaque période d’un séjour, cliquez sur le bouton ‘Suivant’ en bas du module (voir généralités 2.3.2.2).

L’image ci-dessous présente le sous-module de paramétrage des différentes ‘Périodes’ liés au séjour. Ce sous module est composé de 6 encadrés.

 

 

 

 

 

L’encadré n° 1 affiche un récapitulatif des informations de base du séjour :

 

 

 

Cet encadré reprend le code du séjour, l’intitulé (ou nom) du séjour, la période (Février, Pâques…) ainsi que l’année à laquelle le séjour se déroule.


 

L’encadré ci-dessous permet d’ajouter, de modifier ou de supprimer une période :

 

 

 

-         La zone n°1 permet de sélectionner la date de début et de fin de la période (par défaut lorsque la date de début est choisie la date de fin est égale à la date de début plus 8 jours).

-         La zone n°2 affiche la durée du séjour.

-         La zone n°3 permet de choisir un nombre de groupe pour la période.

-         La zone n°4 représente les boutons permettant d’ajouter, de modifier ou de supprimer une période (pour modifier ou supprimer une période, sélectionnez d’abord une période à partir de la liste zone 5).

-         La zone n°5 affiche la liste des périodes créées pour le séjour.

-         La zone n°6 indique le nombre de places non-attribuées à des points de vente (n.b : le calcul se fait automatiquement à partir du nombre de places total du séjour moins les places allotées pour la période, voir section Allotement chapitre 4.1.3).

 

 

L’encadré ci-dessous se compose de 3 zones et permet de définir le prix d’un séjour (zone n°3) pour une période (zone n°1) en fonction de la tranche d’âge sélectionnée (zone n°2) :

 

 

 

-         La zone 1 permet de sélectionner une période

-         La zone 2 permet de sélectionner une tranche d’âge

-         La zone 3 permet de saisir le prix du séjour pour la période et la tranche d’âge sélectionnée.


L’encadré ci-dessous représente le texte détaillant les modalités de départ et de retour pour un lieu (zone n°1) et une période sélectionnée dans l’encadré précédent. Ce texte apparaît dans l’état de confirmation d’inscription envoyé (voir les impressions de l’Inscription chapitre 5.4.10).

Cet encadré est composé de 3 zones :

 

 

-         La zone n°1 affiche la liste des lieux de départ paramétrés.

-         La zone n°2 permet de saisir le détail des modalités du lieu de départ.

-         La zone n°3 permet de saisir le détail des modalités du lieu de retour.

 

Pour ajouter du texte, cliquez sur le lieu désiré et saisissez votre texte dans la zone n°2 pour le départ et la zone n°3 pour le retour.

 

L’encadré ci-dessous permet d’attribuer des places (d’alloter) à des points de ventes en fonction de la période sélectionnée à partir du premier encadré (n.b : les points de ventes sont paramétrés à partir de la fiche organisme dont le type est ‘point de vente’ voir chapitre ‘Organisme’ section 5.5). Cet encadré est découpé en 5 zones :

 

 

-         La zone n°1 permet de sélectionner un point de vente.

-         La zone n°2 affiche le nombre de place à attribuer.

-         La zone n°3 permet d’ajouter ou de supprimer une allotement, ainsi que d’imprimer un état reprenant toutes les places allotées par point de vente.

-         La zone n°4 affiche le nom des points de vente et le nombre de places qui leurs sont attribuées.

-         La zone n°5 permet de saisir un commentaire sur l’allotement du point de vente.

 

Le nombre de places attribuées à un point de vente est modifiable. Un historique des places antérieurement attribuées est affiché zone n°4.

 

 

 

 

L’encadré ci-dessous sert à définir des ressources pour une période (voir rectangle rouge image ci-dessous). Seul les ressources ne participant pas à l’ensemble du séjour (i.e : à toutes les périodes) sont définit ici. La sélection de la période se fait à partir de l’encadré n° 2. L’encadré ci-dessous se divise en 6 zones :

 

 

 

 

-         La zone 1 permet de rechercher une ressource en fonction du poste.

-         La zone 2 permet de rechercher une ressource par son nom de famille.

-         La zone 3 affiche le résultat de la recherche.

-         La zone 4 indique le poste que la ressource occupera durant le séjour.

-         La zone 5 permet d’ajouter ou de supprimer une ressource pour le séjour.

-         La zone 6 affiche la liste des ressources affectées ainsi que leur poste.


 

 

 

Afin d’afficher ou de paramétrer les informations concernant ‘les groupes’ d’un séjour, cliquez sur le bouton ‘Suivant’ (voir généralités 2.3.2.2).

L’image ci-dessous présent le sous-module de paramétrage des ‘’groupes’. Ce sous-module est composé de 3 encadrés (zone n°1, 2 et 3 image ci-dessous).

 

 

 

 

L’encadré n° 1 affiche les informations de base du séjour.

 

 

Cet encadré reprends le code du séjour, l’intitulé (ou nom) du séjour, la période (Février, Pâques…) ainsi que l’année à laquelle le séjour à lieu.


 

 

 

L’image suivante est composée de 2 encadrés. Ces 2 encadrés permettent d’affecter des ressources humaines à des groupes en fonction d’une période.

Cette partie contient 7 zones :

 

 

 

 

 

-         La zone n°1 permet de sélectionner une période.

-         La zone n°2 permet de sélectionner un groupe.

-         Les zones n°3 et n°4 permettent de sélectionner respectivement une ressource affectée, soit à une période (zone n°3), soit au séjour entier (zone n°4).

-         La zone n°5 permet de définir le poste occupé par la ressource sélectionnée (en zone n°3 ou n°4) pour le groupe.

-         La zone n°6 permet d’ajouter ou de supprimer une ressource.

-         La zone n°7 affiche la liste des ressources affectées au groupe sélectionné à partir de la zone n°2.

 


 

4.2) Module de listes

 

 

 

 

Le module de listes permet de dresser des listes d’inscriptions et de les exporter ou d’imprimer des étiquettes. Dans la barre d’outils à gauche du logiciel, dans la catégorie ‘Outils’ (cercle 1 sur l’image ci-contre), il suffit de cliquer sur l’icône ‘Listes’ pour lancer le module de création de listes (Flèche 2 sur l’image ci-contre).

 

 

 

 

 

Ce module permet d’établir des listes d’enfants inscrits selon deux types de critères :

-         A partir d’un séjour sélectionné, d’un point de vente et selon l’état de l’inscription (validée, annulée, paiement du séjour soldé, basculée en comptabilité, inscription clôturée).

-         Ou selon une date de début ou de fin de séjour, un point de vente, et l’état de l’inscription.

 

Une fois le module lancé, vous pouvez voir le premier encadré ci-dessous :

 

 

-         Le cercle n°1 sur l’image ci-dessus montre la zone du type de recherche. Elle permet de dresser une liste selon le nom et le code d’un séjour ou bien selon une date comprise dans le séjour.

-         Le cercle n°2 sur l’image ci-dessus contient la liste des critères pour le type de recherche précédemment sélectionné.

-         Le point n°3 propose des options sur l’état des inscriptions (validées, annulées, paiement des séjours soldés, basculées en comptabilité, inscriptions clôturées) que l’on souhaite lister.

-         Le cercle n°4 sur l’image ci-dessus pointe la zone qui permet d’afficher : soit les critères de recherche, soit les champs à afficher dans la liste.

-         Le cercle n°5 montre le bouton permettant de rafraîchir la liste d’enfants en fonction des critères choisis.


Le premier type de recherche, par code et nom du séjour, est illustré par l’image ci-dessous :

 

 

Une fois le type de recherche par ‘Code Séjour’ sélectionné, Le point n°1 de l’image ci-dessus permet la sélection de la saison et de l’année pendant laquelle se déroule le séjour. Le champ n°2 permet de choisir dans la liste des séjours, celui pour lequel on souhaite dresser une liste. Certains séjours sont composés de plusieurs périodes, le champ n°3 permet de précisez les dates qui nous intéresse pour ce séjour. Le champ n°4 permet de dresser la liste des inscriptions vendu par un point de vente en particulier - par défaut, la liste est établie indépendamment du point de vente origine des inscriptions.

 

 

Le second type de recherche, la recherche par date comprise dans le séjour, est illustré par l’image ci-dessous, on y accède en cliquant sur la zone n°1 :

 

 

 

La zone n°2 permet de sélectionner la date pour laquelle on désire faire une recherche. La zone n°3 permet de préciser la recherche : par date de début du séjour, par date comprise dans le séjour, par date de fin du séjour. Le champ n°4 permet de dresser la liste des inscriptions vendu par un point de vente en particulier ; par défaut, la liste est établie indépendamment du point de vente des inscriptions.


 

 

 

Lorsque l’on clique sur l’onglet ‘Champs’ entouré sur l’image ci-dessous en zone n°1, on accède à la liste de tous les champs affichable. En effet, tous les champs cochés seront affichés dans la liste des résultats.

 

 

 

 

 

-         Apparaît sur l’encadré n°2 de l’image ci-dessus les différents champs afférant à l’enfant : ses nom et prénom(s), son sexe, sa date de naissance, son numéro de compte comptable, ainsi que ses détails complémentaires (taille, pointure, niveau de ski) utile pour les séjours de neige.

 

-         L’encadré n°3 permet d'afficher les informations sur le responsable légal lié à l’enfant (nom et adresse du responsable).

 

-         L’encadré n°4 permet d'afficher la liste des informations relatives au séjour (code et nom du séjour, lieu du séjour, date de début et de fin du séjour, lieux de départ et de retour sélectionnés pour les inscriptions).

 

-         L’encadré n°5 permet d’afficher les informations concernant le point de vente origine de l’inscription (nom de l’organisme, numéro de compte comptable).

 

-         L’encadré n°6 permet d’afficher les informations concernant la facturation de l’inscription (prix de base du séjour, montant de l’adhésion, de l’assurance annulation, du supplément de transport, remise éventuelle, prix total du séjour, acomptes déjà versés et solde restant dû), ces informations ne sont visible que lorsque la liste est exportée (voir la description de l’export de la liste plus loin dans ce chapitre).

 

-         Le dernier encadré (n°7), permet l’affichage des indicateurs concernant l’état de l’inscription dans la liste (inscription validée, annulée, basculée en comptabilité, clôturée).

 


 

 

 

En dessous de l’encadré en haut du module concernant les critères et les champs utiles pour l’élaboration de la liste, apparaît un second encadré. Celui-ci contient les résultats de la recherche. L’ensemble des résultats est affiché sous forme d’une liste visible ci-dessous :

 

 

 

 

 

 

Vous pouvez sélectionner une ligne dans la liste de résultats en cliquant dessus avec le bouton gauche de la souris. Cela permet ensuite d’accéder aux informations associées à la ligne choisie. Il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la ligne ; apparaît alors un menu contextuel (voir image ci-dessous). Vous pouvez alors accéder à la fiche de l’enfant, à la fiche de son responsable, et même ouvrir l’inscription correspondante, ou la fiche du point de vente du séjour. La fiche sera ouverte dans un nouveau module.

 

 

 

 

 

Une fois votre liste affichée à l’écran, vous pouvez exporter cette liste sous forme de tableau dans un fichier au format .CSV lisible sous Microsoft Works® ou Excel®. Pour ce faire, cliquez sur le bouton ‘Imprimer’ en bas du module puis sur ‘Exporter au format CSV’. Vous pouvez aussi imprimer les étiquettes de tous les responsables légaux de la liste des inscriptions affichée à l’écran en cliquant sur le bouton ‘Imprimer’ puis ‘Imprimer Etiquettes’ (voir ci-contre).

 


 

4.3) Module d’Export de données en comptabilité.

 

 

 

 

 

Le module d’export permet de générer un fichier d’écritures comptables au format SAGE® Ligne 100. Les lignes d’écritures ainsi exportées correspondent aux inscriptions validées (voir la facturation de l’Inscription au chapitre 5.4.7). Se référer au manuel SAGE® pour l’importation du fichier. Pour ouvrir ce module cliquez sur le bouton ‘Export’ de la barre d’outils qui se trouve dans la catégorie ‘Outils’.

 

 

 

 

 

Une fois le module ouvert, une prévisualisation des inscriptions à exporter apparaît. Cette prévisualisation contient la liste de toutes inscriptions validées sous formes de lignes. Chaque ligne contient l’identifiant de l’inscription, le nom de l’enfant, ainsi que son prénom, le code du séjour, la date de début, la date de fin de séjour.

 

 

-         La zone 1 correspond à une case à cocher indiquant si l’écriture sera exportée, en effet vous pouvez ne pas exporter une écriture en particulier en décochant la case correspondante.

 

-         La zone 2 indique le bouton permettant de créer le fichier d’export des écritures en comptabilité.


 

4.4) Module d’Impression

 

 

 

 

Le module d’impression permet l’impression par lot (ou publipostage) de documents et d’étiquettes. Pour l’ouvrir cliquez sur le bouton ‘Impression’ de la barre d’outil dans la catégorie ‘Outils’.

 

 

 

 

 

 

 

 

-         Les zones 1 et 2 correspondent aux types de documents à imprimer, ‘confirmation d’inscription’ et ‘relance de paiement’.

 

 

-         La zone 3 affiche les conditions d’impressions précisées dans le paramétrage (voir le paramétrage logiciel au chapitre 3.3.1).

 

-         La zone 4 permet de désélectionner une inscription en particulier en décochant la case correspondante.

 

-         La zone 5 montre le bouton servant à lancer l’impression du lot de documents affichés dans la liste.


 

5) Fiches

 

5.1) La fiche Enfant

 

 

     Dans la barre d’outils à gauche du logiciel, dans la catégorie ‘Fiches’, il suffit de cliquer sur l’icône ‘Fiche Enfant’ pour ouvrir le module de gestion des fiches enfants (Flèche sur l’image ci-contre).

 

 

 

 

La fenêtre de la ‘Fiche Enfant’ est composée de 7 encadrés contenant différents types d’informations sur un enfant. On y trouve l’état civil de l’enfant, son adresse, et ses détails, la liste de ses amis, la liste des correspondances et des inscriptions le concernant, ainsi qu’un commentaire libre sur l’enfant. Suit une présentation de chacun de ces encadrés.

 

 

 

 

 

-         Le premier encadré contient l’état civil de l’enfant :

 

 

En plus des informations de l’état civil : nom, prénom(s), sexe, date de naissance, et nationalité de l’enfant, on remarque la zone n°1 sur l’image ci-dessus qui contient un code comptable qui identifie l’enfant de façon unique. Il est généré automatiquement à la création de la fiche enfant.

L’age de l’enfant est directement déduit depuis sa date de naissance (voir zone 3 sur l’image ci-dessus). Lorsque la case ‘Ne plus Reprendre’ est cochée, un rappel apparaît dans l’entête. Cette notion sert de rappel pour refuser l’inscription de certains clients indésirables (Flèche 2 sur l’image ci-dessus).


 

-         le second encadré contient l’adresse postale de l’enfant :

 

 

-         L’adresse est composée de deux champs de 128 caractères chacun. Généralement, un seul des deux champs est renseigné, mais si l’adresse est longue, veillez à la répartir sur les deux champs (conséquence sur l’apparence des étiquettes et des entêtes de documents).

 

Pratique : Une fois le code postal renseigné, la ville associée est automatiquement affiché. Si le code postal renvoie à plusieurs localités, un clic sur la ville permet de choisir la localité voulue.

 

 

 

-         Si vous ne connaissez pas le code postal de la localité à saisir, il est possible en cliquant sur le bouton n°1 illustré sur l’image ci-contre de faire apparaître la liste alphabétique de toutes les localités françaises (corse et dom-tom compris).

 

 

 

 

Remarque : Si vous saisissez un code postal qui n’est pas connu du logiciel, vous serez invité à saisir le nom de la localité associée (celle-ci sera par la suite reconnue par le logiciel).

 

 

-         le troisième encadré contient des détails sur l’enfant :

 

 

 

Sur l’image ci-dessus, Les détails en rouge n’apparaissant que dans la fiche enfant incluse dans l’inscription.

 

 

 

-         le quatrième encadré contient la liste des amis de l’enfant :

 

 

 

 

La zone n°2 à droite de l’image ci-dessus montre la liste des amis associés à l’enfant.

La gestion de la liste d’amis se fait grâce à la zone de recherche visible Flèche n°1 à gauche de l’image. Elle permet de rechercher un enfant à partir des premières lettres de son nom (en mode création ou modification), et une fois un enfant sélectionné parmi les résultats, vous pouvez l’ajouter à la liste d’amis en cliquant sur le bouton ‘Ajouter’ . De la même façon, si vous sélectionnez un ami dans sa liste d’amis (zone n°2 à droite), vous pouvez le supprimer de la liste en cliquant sur le bouton ‘Retirer’ .

 

 

 

 

 

-         le cinquième encadré contient l’Historique des correspondances concernant l’enfant :

 

 

 

 

 

Astuce : Un double-clic sur l’une des correspondances entraîne  l’ouverture de cette correspondance dans le module de ‘Correspondances’ (voir chapitre 5.2).

 


 

 

 

 

-         le sixième encadré contient l’Historique des inscriptions de l’enfant :

 

 

 

 

La zone n°1 indique le nombre total de séjours pour lesquels l’enfant a été inscrits. La zone n°2 affiche la liste de toutes les inscriptions liés à l’enfant sélectionné.

 

 

 

Astuce : Un double-clic sur l’une des inscriptions entraîne l’ouverture de cette inscription dans le module d’ ‘Inscription’ (voir chapitre 5.4).

 

 

 

 

 

-         le septième encadré contient un champ libre destiné à contenir des Observations libres concernant l’enfant.

 

 

Astuce : Si la souris reste immobile quelques secondes sur l’encadré de l’état civil de l’enfant, les observations sur l’enfant apparaîtront dans une info-bulle.

 

 

 

 

 

 

 

 


 

5.2) Fiche Correspondances

 

 

 

La ‘Fiche de Correspondances’ permet un suivi des correspondances pour un enfant. Pour accéder à la ‘Fiche de Correspondances’, cliquez sur le bouton ‘Correspondances’ de la barre d’outils dans la catégories ‘Fiches’.

 

 

 

 

 

La fiche de correspondances est composée de 3 parties :

 

 

 

-         La zone n°1 (de l’image précédente) permet de rechercher et de sélectionner un enfant.

 

-         La zone n°2 (de l’image précédente en détail ci-dessous) affiche l’historique des messages de l’enfant sélectionné.

 

-         La zone n°3 affiche le détail du message sélectionné en zone n°2.

 

 

 

L’encadré ci-dessus est découpé en 6 colonnes :

o        La colonne 1 contient la date du message.

o        La colonne 2 le type (téléphone, courrier, fax…).

o        La colonne 3 les sujet.

o        La colonne 4 le statut, c'est-à-dire si le message à été envoyé ou reçus.

o        La colonne 5 le nom de la personne qui a saisit le message.

o        La colonne 6 le prénom de la personne qui a saisit le message.

 

-         En cliquant sur un message, à partir de la liste des messages (image ci-dessus), son contenu apparaît dans l’encadré de l’image ci-dessous.

-         L’encadré de l’image suivante affiche le détail du message saisi pour un enfant et est découpé en 7 zones :

 

 

o        La zone n°1 correspond au nom de l’auteur du message (cette zone est remplie automatiquement et ne peut être modifié par l’utilisateur).

o        La zone n°2 affiche l’heure de création du message (elle ne peut également être modifié par l’utilisateur).

o        La zone n°3 indique le type de message (Téléphone, fax…) cliquez sur cette zone pour afficher la liste des types disponible et en choisir un.

o        La zone n°4 indique si le message saisis a été envoyé ou reçu (statut).

o        La zone n°5 contient le sujet (ou objet) du message.

o        La zone n°6 contient le contenu du message.

o        La zone n°7 permet de lier n’importe quel type de document au message (exemple : copie de courrier scanné, document Word…).


5.3) Fiche Responsable

 

 

     Dans la barre d’outils à gauche du logiciel, dans la catégorie ‘Fiches’, il suffit de cliquer sur l’icône ‘Responsable’ pour ouvrir le module de gestion des responsables légaux d’enfants (Flèche sur l’image ci-contre).

 

 

La fenêtre de la fiche ‘Responsable’ est composée de 6 encadrés contenant les différents types d’informations du responsable. On y trouve l’état civil du responsable, ses coordonnées téléphoniques et Internet, son adresse, l’origine du client, les envois postaux auxquels il est abonné (mailing), ainsi qu’un champ de commentaire libre (observation) sur le responsable. Suit une présentation de chacun de ces encadrés.

 

 

 

-         Le premier encadré contient l’état civil du responsable :

 

 

-         le second encadré contient les Coordonnées du responsable :

 

Astuce : un clic sur le libellé ‘email’ (voir image ci-dessus), ouvre automatiquement votre messagerie par défaut.

-         le troisième encadré contient l’adresse postale du responsable :

 

 

 

Voir le chapitre 5.1 sur la fiche enfant, encadré sur adresse postale, pour une présentation avancée des fonctionnalités de l’adresse postale.

 

 

 

-         le quatrième encadré contient l’origine du responsable :

 

 

 

Cet encadré permet après questionnement du responsable de connaître la façon dont il a connu votre structure.

 

 

 

-         le cinquième encadré contient les mailings auxquels le responsable est abonné :

 

 

 

 

-         le sixième encadré contient un champ libre destiné à contenir des Observations concernant le responsable.

 

 


 

5.4) Module de gestion des Inscriptions (CVL)

 

5.4.1) Ouverture du module

Dans la barre d’outils à gauche du logiciel, dans la catégorie ‘Fiches’ (voir image ci-contre), il suffit de cliquer sur l’icône ‘Inscription’ pour lancer un nouveau module d’inscription.

 

 

 

 

 

A l’ouverture du module, apparaît une fiche d’inscription comme celle-ci :

 

Vue d’ensemble du module ouvert

 

Sur l’image ci-dessus :

- la flèche n°1 montre la zone de recherche de l’inscription.

- la zone n°2 de l’image affiche une liste d’onglets, il s’agit des différentes fiches qui composent une inscription.

- la zone n°3 sur l’image montre les boutons de navigation qui permettent de se déplacer entre les différentes fiches de l’inscription.


 

 

5.4.2) Recherche d’une inscription :

 

 

 

La recherche dans le module d’inscription est plus pointue que pour d’autres modules. Elle comporte 3 critères de recherche illustrés par les points 1, 2 et 3 sur l’image ci-contre, le point 4 montres la liste des résultats de la recherche.

 

 

 

-         Le premier critère concerne la (les) période(s) de l’année pour laquelle (ou pour lesquelles) on effectue la recherche.

-         Le second critère permet de choisir l’objet recherché. On peut rechercher des inscriptions selon : le nom de l’enfant ou ses initiales, le nom du tuteur, ou encore selon le code ou le nom du séjour.

 

-         Le dernier critère (point 3) permet de saisir les premiers caractères du nom recherché. La recherche commence automatiquement lorsque plus de 3 caractères sont saisis. On peut à tout moment forcer la recherche en tapant sur la toucher ‘Entrée’ (par exemple si seulement 1 ou 2 caractères on été saisi). Pour afficher l’ensemble des inscriptions, il suffit de saisir ‘*’ ou de taper ‘Entrée’ avec le champ de recherche (point3) vide.

 

 

5.4.3) Naviguer dans l’Inscription :

 

Le module d’inscription comporte 5 fiches : la fiche de l’enfant, la fiche du responsable, le séjour sélectionné, la facturation du séjour, et le suivi de l’inscription.

 

 

 

La liste d’onglets en haut du module est composée de ces 5 fiches. La fiche actuellement affichée à l’écran est encadrée en blanc (comme la 5ème fiche sur l’image ci-dessus – le suivi de l’inscription).

 

Astuce : Pour naviguer entre les différentes fiches de l’inscription, en plus d’utiliser les boutons Préc./Suiv. en bas du module, vous pouvez aussi cliquer directement sur les onglets des différentes fiches pour y accéder.


 

 

 

 

5.4.4) La fiche Enfant

 

 

La fiche enfant contient les informations sur l’enfant inscrit au séjour. Voir la présentation de la ‘Fiche Enfant’ chapitre 5.1.

 

Lorsque l’inscription est en mode création ou modification, la fiche enfant est modifiable en cliquant sur les boutons illustrés ci-contre :

 

 

 

 

 

 

5.4.5) La fiche du Responsable Légal de l’enfant

 

 

La fiche du responsable légal de l’enfant contient les informations sur l’adulte responsable de l’enfant inscrit au séjour. Il s’agit le plus souvent de la mère ou du père de l’enfant ou bien d’un tuteur. Voir la présentation de la fiche ‘Responsable’ chapitre 5.3.

 

Lorsque l’inscription est en mode création ou modification, la fiche du responsable est modifiable en cliquant sur les boutons illustrés ci-contre :


 

 

5.4.6) Le choix du Séjour sélectionné

 

 

La fenêtre de sélection du séjour est composée de deux encadrés. Le premier contient le choix du séjour, et le second, identique au premier, contient un choix alternatif de séjour - ce dernier est utilisé quand le premier séjour est complet ou annulé. Le point n°1 sur l’image ci-dessous pointe les deux encadrés :

 

 

 

 

Pour choisir un séjour, il s’agit tout d’abord de choisir la saison et l’année pendant laquelle se déroule le séjour sélectionné, la saison courante est sélectionnée par défaut.

-         Le point n°2 de l’image ci-dessus permet de sélectionner le séjour, et le point n°3 la date de départ et de retour.

-         Le point n°4 permet de connaître le point de vente par lequel a été vendu le séjour (voir les allocations des Allotements dans le module ‘Séjour’ au chapitre 4.1.2). Le point n°5 indique le nombre de places restant disponible pour le point de vente sélectionné.

-         Le point n°6 indique l’age qu’aura l’enfant au début du séjour sélectionné.

-         Le point n°7 permet la sélection de la tranche d’age de l’enfant. La première tranche d’age adaptée est sélectionnée automatiquement en fonction de l’age de l’enfant au début du séjour (voir point n°6).

-         Le point n°8 indique le nombre total de places restants disponible pour le séjour sélectionné (indépendamment des allotements).

-         La case à cocher n°9 indique si c’est le premier choix de séjour ou le séjour alternatif auquel l’enfant est effectivement inscrit.


 

 

 

5.4.7) La Facturation du séjour

 

 

La fenêtre de facturation du séjour est composée de 4 encadrés.

 

 

-         Le premier encadré contient un récapitulatif de l’inscription avec l’enfant (1), le responsable (2), et le séjour sélectionné (3).

 

 

 

 

 

 

 

-         Le second encadré contient les détails de l’inscription (souscription à l’assurance annulation, adhésion à l’association, validation de l’inscription), ainsi que le calcul du prix du séjour. Le prix total est calculé automatiquement à partir du prix de base du séjour (indiqué en haut de l’encadré), auquel s’ajoute les prix des options (assurance annulation, adhésion, supplément de transport, supplément exceptionnel, remise).

 

 

 

 


 

 

 

-         Le troisième encadré contient un tableau avec la liste des règlements effectués pour cette inscription. Sous le tableau des règlements est indiqué le montant total des acomptes versés, ainsi que le solde restant dû (ou le trop perçu). Deux boutons permettent d’ajouter un nouveau règlement ou de supprimer le règlement actuellement sélectionné dans le tableau.

 

 

 

 

 

 

 

-         Le quatrième encadré affiche le détail du règlement sélectionné dans le tableau de règlements.

 

 

 


 

5.4.7.1) Ajout d’un règlement

 

L’ajout d’un nouveau règlement à l’inscription en cours se fait en cliquant sur le bouton ‘Ajouter Règlement’ illustré ci-contre. L’encadré d’ajout de règlement apparaît à la place du détail du règlement (image ci-dessous).

 

 

 

 

Pour ajouter un nouveau règlement, vous devez d’abord choisir le payeur,

 

- Le payeur peut être un responsable ou un organisme (voir Flèche 1 sur l’image ci-dessus).

- Le responsable légal sélectionné pour cette inscription est choisi par défaut, mais vous pouvez rechercher et sélectionner n’importe quel responsable ou organisme connu du logiciel comme origine du paiement (voir Flèche 2 ci-dessus).

- On choisi ensuite le moyen de paiement parmi : ANCV, carte bancaire, chèque, espèces, prise en charge, virement, ou autre … (voir Flèche 3 ci-dessus).

- Reste à saisir les informations relatives au règlement dans le dernier encadré (voir Flèche 4 ci-dessus).

- On valide ensuite le règlement en cours d’ajout en cliquant sur le bouton ‘Payé’ ou on annule son enregistrement avec le bouton ‘Annuler’ (voir Flèche 5 ci-dessus).


 

 

 

 

Certains moyens de règlement comportent de nombreux champs comme le paiement par carte bancaire :

 

 

 

 

 

 

Le règlement par carte bancaire a quelques fonctionnalités spécifiques. Lorsque un numéro de carte bancaire est saisi (voir Flèche 1 sur l’image ci-dessus), un pictogramme indique si le numéro de carte saisi est valable ou non (algorithme de Luhn) – voir Flèche 2. Par ailleurs, le type de la carte bancaire (Visa, Mastercard, American Express, Discover), ainsi que la banque émettrice de cette carte sont déduits automatiquement depuis le numéro de la carte (voir Flèche 4 ci-dessus). Enfin, la Flèche 3 sur l’image ci-dessus montre une zone à coté du numéro de carte bancaire destiné à contenir les 3 derniers chiffres du numéro de contrôle présent au dos de la carte. Voir photo ci-contre:

 

 

 

 

 

 

Remarque : Lors de la consultation du détail d’un règlement par carte bancaire, le numéro de carte n’est pas toujours visible. Dans la pratique, un utilisateur non-administrateur verra l’image suivante : . En effet, pour des raisons de sécurité, le numéro de la carte bancaire n’est visible que lors de l’ajout du règlement, sinon, seul un administrateur peut consulter le détail du règlement avec le numéro de la carte bancaire visible.


 

5.4.8) Le Suivi de l’inscription

 

La fenêtre de suivi de l’inscription est composée de 5 encadrés.

 

-         Tout comme la fiche de facturation, le premier encadré de la fiche de suivi contient un récapitulatif de l’inscription avec l’enfant (1), le responsable (2), et le séjour sélectionné (3).

 

 

 

-         Le second encadré de la fiche de suivi permet de voir d’un coup d’œil l’état d’avancement de l’inscription. Le point n°1 de l’image ci-dessous indique le temps restant avant le début du séjour. La flèche entourée en n°2 ci-dessous marque l’étape dans l’avancement de l’inscription :

 

 

-         L’inscription passe successivement par 6 étapes :

§         Etape 1 : La réception de la fiche d’inscription.

§         Etape 2 : Réception de x % d’acompte sur le prix du séjour.

§         Etape 3 : Relance pour le paiement du solde (si retard de paiement).

§         Etape 4 : Réception du solde du prix du séjour, et des fiches d’informations (Fiche sanitaire de liaison, et Fiche de renseignements).

§         Etape 5 : Réception du règlement des frais post-séjour.

§         Etape 6 : Clôture de l’inscription.


 

 

- Le troisième encadré permet l’annulation de l’inscription. L’inscription est annulée si la case à cocher ‘Inscription annulée’ est cochée (voir image ci-dessous). Lorsque l’inscription est annulée, apparaissent d’autres champs. D’abord, la date d’annulation qui permet de calculer automatiquement les frais retenus en fonction de l’éloignement du début du séjour. La valeur des frais retenus est donc calculée, mais reste modifiable par l’utilisateur. Une case à cocher ‘Remboursé’ est à cocher lorsque le remboursement des sommes trop perçus ont été remboursées au(x) payeur(s).

 

 

 

 

-         Le quatrième encadré liste les frais post-séjour, c'est-à-dire tous les frais qui n’ont pas été pris en compte dans le prix du séjour. On y retrouve tous les frais qui ont pu être fait pendant le séjour (avance d’argent de poche, frais médicaux, etc).

 

 

 

Sur l’image ci-dessus, la Flèche 1 montre la zone qui permet l’ajout d’un frais post-séjour. La Flèche 2 montre la liste de tous les frais post-séjour, et la Flèche 3 montre le bouton ‘Supprimer’ qui permet de supprimer un frais actuellement sélectionné dans la liste (voir Flèche 2).

 

 

-         Le cinquième et dernier encadré contient la liste des correspondances de l’enfant lié à cette inscription. Un double-clic avec le bouton gauche de la souris ouvre la correspondance sélectionnée dans le module de ‘Correspondances’ (voir chapitre 5.2).


 

 

5.4.9) Comment créer une inscription ?

 

 

Le but de ce chapitre est d’expliquer pas à pas comment créer une inscription.

 

1)    Ouvrir le module d’inscription comme montré au chapitre 5.4.1.

 

2)    Cliquez sur le bouton nouveau dans la barre d’action en bas du module pour créer une nouvelle inscription.

 

3)    L’inscription se positionne immédiatement sur la fiche enfant de l’inscription. Entrez dans la zone de recherche les premiers caractères du nom de l’enfant recherché ; si l’enfant recherché apparaît dans la liste de résultat, il suffit de le sélectionner en cliquant dessus. Si l’enfant recherché n’apparaît pas dans la liste, il suffit d’en créer un nouveau en cliquant sur le bouton nouveau du sous-module ‘Enfant’ , puis de saisir les informations du nouvel enfant et de valider la fiche.

 

4)    Une fois l’enfant choisi, on passe à la fiche responsable en cliquant sur le bouton suivant de la barre d’action : .

 

5)    L’inscription se positionne sur la fiche du responsable légal de l’enfant. Entrez dans la zone de recherche les premiers caractères du nom du responsable recherché ; si le responsable recherché apparaît dans la liste de résultat, il suffit de le sélectionner en cliquant dessus. Si le responsable recherché n’apparaît pas dans la liste, il suffit d’en créer un nouveau en cliquant sur le bouton nouveau du sous-module ‘Responsable’ , puis de saisir les informations du nouveau responsable et de valider la fiche.

 

6)    Une fois le responsable choisi, on passe au choix du séjour en cliquant sur le bouton suivant de la barre d’action : .

 

7)    L’inscription se positionne sur la fiche de sélection du séjour. Veuillez choisir le séjour sélectionné comme indiqué chapitre 5.4.6.

 

8)    Une fois le séjour choisi, on passe à la fiche de facturation de l’inscription en cliquant sur le bouton suivant de la barre d’action : .

 

9)    L’inscription se positionne sur la fiche de facturation. Veuillez vérifier les informations qui apparaissent dans le récapitulatif de l’inscription. Puis, choisissez les options de l’inscription dans l’encadré n°2 ‘détails de l’inscription’ présenté chapitre 5.4.7. Vous pouvez aussi ajouter un ou plusieurs règlements à la création de l’inscription en suivant la procédure décrite au chapitre 5.4.7.1.

 

10)                      Vous pouvez valider l’inscription en cliquant sur le bouton ‘Valider’ de l’inscription , ou bien passer à la fiche de suivi de l’inscription en cliquant sur le bouton suivant de la barre d’action : .


 

 

 

5.4.10) Comment imprimer des documents liés à l’inscription ?

 

 

En règle générale, les documents sont imprimés automatiquement par lots depuis le module ‘Impression’ (voir chapitre 4.4). Cependant, vous pouvez à tout instant réimprimer manuellement tout document lié à une inscription. Pour cela, il suffit, en mode consultation, de cliquer sur le bouton imprimer en bas du module d’inscriptions puis sur le document que vous souhaitez imprimer comme sur l’image ci-contre :

 

Vous avez le choix d’imprimer la confirmation d’inscription, la relance de paiement du solde du séjour, une attestation de présence, la facture lié à l’inscription, ou un document destiné à la saisie comptable de l’inscription.

 

 

 

 

 

 


 

 

 

5.5) Fiche Organisme

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

La fiche ‘Organisme’ sert à stocker des informations sur les organismes en relation avec la structure. Cette fiche gère aussi les adhésions collectives et les points de ventes.

Pour afficher la ‘Fiche Organisme’, cliquez sur le bouton ‘Organisme’ de la barre d’outils dans la catégorie ‘Fiches’.

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

La fiche organisme se compose de 8 éléments :

 

 

 

 

 

 

 

-         La zone n°1 correspond à la zone de recherche permettant de rechercher et de sélectionner un organisme.

 

-         La zone n°2 indique le type d’organisme (Point de vente, Foyer, CE…)

 

-         La zone n°3 correspond au nom du contact de l’organisme.

 

-         La zone n°4 correspond aux coordonnées de l’organisme.

 

-         La zone n°5 contient l’adresse postale de l’organisme.


 

 

 

 

-         La zone n°6 correspond aux mailings auxquels est abonné l’organisme. Selon les éléments cochés, l’organisme apparaîtra dans la liste d’étiquettes à imprimer (voir le module d’Impression au chapitre 4.4) en fonction du critère sélectionné (voir ci-dessous).

 

 

 

 

 

 

-         La zone n°7 contient les années pour lesquelles l’organisme a cotisé à l’adhésion collective, avec le montant payé (voir ci-dessous).

 

 

 

 

 

 

-         La zone n°8 correspond aux Observations notées sur l’organisme :

 

 

 


 

 

 

 

5.6) Fiche Ressources humaines (RH)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

La fiche ‘RH’ (pour Ressources Humaines) sert à stocker les informations sur le personnel employé par la structure. Elle permet, entre autre, de mémoriser les disponibilités de chaque ressource.

Pour accéder à la fiche ‘Ressources Humaines’ cliquez sur le bouton ‘RH’ de la barre d’outils dans la catégories ‘Fiches’.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

Le module de Ressources Humaines (RH) se compose de 9 zones :

 

 

 

 

 

-         La première zone de l’image ci-dessus correspond à la zone de recherche qui permet de rechercher une ressource par son nom.

 

-         La seconde zone contient l’état civil de la ressource (nom, prénom, date de naissance…).

 

-         La Troisième zone contient les coordonnées (téléphone domicile, téléphone mobile, adresse email…) de la ressource.

 

-         La quatrième zone contient l’adresse postale de la ressource.

 

-         La cinquième zone contient les coordonnées postales et téléphoniques des parents de la ressource (si nécessaire).


 

 

 

-         La sixième zone contient les qualifications et diplômes de la ressource (voir détails ci-dessous).

 

 

 

 

 

-         La septième zone contient les disponibilités de la ressource (voir détails ci-dessous)

 

 

 

Pour afficher les disponibilités, choisissez une année. Pour ajouter des disponibilités passer en mode modification (ou en mode création), sélectionnez une année, puis cochez les cases correspondantes et cliquez sur le bouton ‘Valider les dispos pour l’année en cours’.


 

 

 

-         La Huitième zone correspond aux mailings auxquels la ressource est abonnée (voir ‘Fiche Organisme’ chapitre 5.5 pour le fonctionnement ).

 

 

 

 

 

-         La neuvième zone contient les Observations faîtes sur la ressource :

 

 

 


 

Annexe : Exemples de styles graphiques (skins) utilisable pour le logiciel.

Voir les ‘Paramétrages Utilisateur’ chapitre 3.3.2 pour leur paramétrage.